« Bonjour tout le monde ! La France est-elle en ligne ? Et l’Italie, l’Allemagne, la Russie, l’Inde – vous en êtes ?
C’est comme ça que je commence mon appel hebdomadaire avec mon équipe. Nous travaillons ensemble tous les jours mais nous sommes rarement dans la même pièce. Comme beaucoup de gens qui font partie d’entreprises internationales, mon équipe est « virtuelle » – géographiquement dispersée, résidant dans différents pays, certains dans différents fuseaux horaires, tous avec des cultures différentes, des langues différentes, la plupart avec un degré d’anglais différent.
Une équipe virtuelle est unie par des objectifs communs, mais elle est aussi composée d’individus, de personnes ayant leur propre sensibilité, leur propre « manière ». Pour le responsable de ce type d’équipe, faciliter la compréhension du fonctionnement de chaque région et de chaque culture est un élément essentiel pour rendre l’équipe efficace.
Il est trop facile de s’accrocher aux défis du travail dans un environnement virtuel et dispersé et d’oublier que la diversité est un atout énorme. En plus de toutes les autres fonctions qui accompagnent tout rôle de management, en tant que responsable d’une équipe virtuelle, vous devez encourager ses membres à devenir « multiculturellement conscients ». La clé est d’embrasser la différence culturelle plus large des uns et des autres tout en créant une cohésion et un sentiment d’appartenance au sein de l’équipe elle-même.
Pour construire un groupe efficace, il faut commencer par apprendre comment chaque membre perçoit les autres, éliminer l’incertitude et se concentrer sur le soutien mutuel. Il s’agit de faire preuve d’empathie, de collaboration et, plus important encore, de créer ce sentiment d’appartenance à un groupe. Votre objectif est de créer un » lien « .
Les êtres humains se développent grâce à un sentiment d’appartenance. Nous soutenons un club de football, nous nous identifions comme membres d’une nation, nous nous définissons sur le plan professionnel et sur la base de nos valeurs personnelles. Travailler dans le même bureau permet de créer plus facilement un lien personnel avec nos collègues. Les contacts quotidiens en face à face graissent les rouages de nos relations. Dans une équipe virtuelle, la distance rend les choses un peu plus compliquées.
Pour surmonter cette difficulté, les dirigeants doivent créer un esprit d’équipe unique, un environnement de compréhension mutuelle où les membres peuvent apprendre les uns des autres. Cela signifie qu’il faut faciliter la discussion, susciter la curiosité, créer un lien entre les employés distants et s’assurer que chacun se sente partie prenante de quelque chose de grand, où sa contribution aide tous les autres à gagner.
L’empathie est la clé. Écoutez d’abord, parlez ensuite.
Établissez des liens et de la confiance
Virtuel ou non, un groupe de personnes ayant des objectifs communs doit avoir le sentiment de faire partie d’une équipe, malgré la géographie, la culture et le décalage horaire. L’objectif est d’établir la confiance – en d’autres termes, de créer un groupe capable de gagner ensemble. L’équipe doit comprendre que le « nous » est plus fort que le « je » et que la contribution de chaque membre virtuel apportera le succès, pour l’ensemble du groupe.
L’empathie est un outil puissant pour y parvenir. Vous devez vous intéresser véritablement à chaque individu, apprendre leurs différences et comprendre comment leur approche et leur style uniques peuvent être les plus efficaces.
Soyez attentif à la sensibilité culturelle
Nous avons tous entendu cette blague qui commence par : « Il y a un Français, un Allemand et un Italien…. » Le résultat de cette blague est que l’un de ces pays brille toujours aux dépens des autres, n’est-ce pas ? Tout le monde est conscient des stéréotypes nationaux, certains sont comiques, d’autres peut-être durs. Les stéréotypes existent parce que nous essayons de simplifier un monde complexe et de lui donner un sens, mais ils peuvent être destructeurs. Concentrez votre énergie à aider votre équipe à accepter la différence et à apprendre comment leurs pairs réagissent aux situations. Faites de ces différences votre alliée en les transformant en opportunités et en aidant chacun à en tirer des enseignements. Partager les bonnes pratiques est un excellent moyen de comprendre comment fonctionne une région spécifique. Plus important encore, il arrive souvent qu’une chose qui a bien fonctionné dans un endroit donné réussisse également ailleurs. Le partage rend l’équipe plus puissante et crée un rapport.
Faciliter la communication
Dans une équipe virtuelle, nous n’avons pas le luxe d’un langage corporel ou d’un contact visuel. Ironiquement, les outils techniques qui rendent possible le travail d’équipe à distance, comme Zoom, le téléphone et le courrier électronique, peuvent également fausser notre compréhension du sens de l’autre. Il est trop facile de se méprendre, surtout lorsque les membres de l’équipe ont des niveaux de compétence différents dans votre langue commune. Pour moi, c’est le plus souvent l’anglais.
C’est un sujet délicat à traiter avec sensibilité, mais il est trop important pour être ignoré. Lorsque le niveau de compréhension de chaque individu est différent, adaptez leur discours au plus petit dénominateur. Aidez calmement l’orateur si vous avez le sentiment que le reste de l’équipe ne comprend pas, en restant poli et constructif. Afin de renforcer la communication et les liens au sein de l’équipe, organisez des réunions en direct chaque fois que le temps et le budget le permettent. Veillez à ce que votre équipe s’appelle régulièrement et ne tombe pas dans le piège d’une dépendance excessive au courrier électronique, où le risque de malentendu et de rupture des relations est le plus élevé.
Apporter de la clarté
Dans un environnement de travail en constante évolution, où tout évolue à la vitesse de la lumière, les stratégies et les décisions doivent être claires pour tout le monde. En tant que dirigeant, vous devez minimiser les risques de mauvaise communication. Articuler et répéter vos objectifs et orientations actuels aussi souvent que possible, dans le plus grand nombre de formats possibles. Expliquez sur les appels, résumez par e-mail, vérifiez la compréhension dans les messages. La clarté a un sens encore plus critique dans une équipe virtuelle où les barrières linguistiques et les outils de communication imparfaits mettent votre message en danger.
Il est également important de préserver la communication 1-2-1 avec votre équipe. Ce n’est pas seulement l’occasion de réitérer les objectifs – c’est aussi le moment de recueillir leurs réactions et de les encourager à soulever les points qu’ils ne se sentent pas à l’aise de partager avec toute l’équipe, pour quelque raison que ce soit.
Renforcer l’équipe
Les grandes équipes s’épanouissent lorsque leurs membres ont l’occasion de se développer. Donnez à chacun la possibilité de diriger, que ce soit en prenant la responsabilité de tout un projet ou en devenant le « pilote aux commandes » d’une activité spécifique.
Se sentir « aux commandes » est très important pour un employé et cela devient encore plus important dans un environnement virtuel. Votre équipe se sentira responsabilisée par le sentiment que son responsable compte sur elle. Elle est stimulée par le fait que vous lui faites confiance pour prendre les commandes et vous bénéficiez de plus de temps pour vous concentrer sur d’autres projets.
Un mot d’avertissement : veillez à équilibrer la part de responsabilité de chacun dans l’équipe. Créer un environnement déséquilibré, où quelques personnes sont perçues comme ayant toujours « les bons emplois », peut être dévastateur pour le moral. Faites alterner les responsabilités, responsabilisez chacun et veillez à ce qu’il fasse part de ses succès et de ses échecs à l’équipe. Donner du pouvoir à votre équipe virtuelle l’aide à se sentir plus engagée tout en vous libérant.
Respectez le timing
« C’est une blague?? » C’est ce que votre employé vous dira si vous prévoyez un appel à 19h ou à 5h du matin !
Si vous gérez un vaste territoire comme l’EMEAI ou si vous travaillez pour une entreprise américaine ou asiatique, votre équipe virtuelle résidera probablement dans un fuseau horaire différent. Faites attention aux décalages horaires. Il n’est pas facile de trouver le moment idéal pour un appel mondial, mais vous devez vous assurer que vos employés sont dans un état de réceptivité si vous voulez atteindre votre objectif.
Bien sûr, il y aura quelques occasions où une certaine urgence exigera que chacun fasse des sacrifices. Mais les « urgences » ne doivent jamais devenir une routine. Si votre équipe doit sacrifier son précieux temps personnel, elle sera moins concentrée pendant l’appel lui-même, ce qui érodera la confiance et le respect que vous avez investis dans l’établissement. S’il est vraiment impossible de trouver un moment qui convienne à tout le monde, envisagez de prendre une décision avec un groupe plus restreint.
Enfin, n’ayez pas peur de vous demander si une réunion est vraiment nécessaire. Vous réfléchirez soigneusement à la possibilité de réunir votre équipe virtuelle en face à face, mais trop souvent nous organisons des conférences téléphoniques sans nous demander si elles représentent la meilleure utilisation de notre temps et de nos ressources précieuses. L’essentiel est de respecter le temps de chacun.
Voici mes dix meilleurs conseils pour gérer une équipe virtuelle :
- Soyez attentif aux capacités linguistiques et au décalage horaire
- Montrez un intérêt réel pour les gens – soyez empathique
- Établissez des rapports entre pairs et créez un climat de confiance
- Soyez disponible pour des réunions d’équipe en one-to-one et en groupe
- Soyez précis dans vos conseils et répétez-les souvent
- Faites tourner le pouvoir entre les membres de votre équipe
- Encourager la compréhension culturelle en facilitant le dialogue
- Partager les bonnes pratiques régionales
- Récompenser les membres de l’équipe lorsqu’ils travaillent bien ensemble
- Créer des occasions de créer des liens entre les équipes en face à face
Gérer une équipe virtuelle peut sembler un effort herculéen, mais si vous vous concentrez sur les aspects positifs, il n’y a rien de plus gratifiant. Vous apprendrez comment les différentes cultures se comportent, comment elles élaborent des stratégies, comment elles traitent les problèmes, comment elles suivent votre exemple.
Relevez le défi, faites grandir tous les membres de votre groupe et vous en récolterez tous les bénéfices.
Crédits photos : Masao Kawamoto